Biuletyn Informacji Publicznej
STAROSTWA POWIATOWEGO W GRUDZIĄDZU

STAROSTWO POWIATOWE W GRUDZIĄDZU - Wydział Organizacyjny

Do podstawowych zadań Wydziału Organizacyjnego należy:

1. W zakresie spraw organizacyjnych:

1) opracowywanie projektu Regulaminu Organizacyjnego oraz kontrola jego realizacji;

2) wdrażanie i nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt;

3) prowadzenie sekretariatu Starosty i Wicestarosty;

4) prowadzenie rejestru skarg i wniosków, opracowywanie analiz;

5) przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie kontaktów ze Starostą i Wicestarostą;

6) opracowanie zbiorczego zestawienia informacji do sporządzenia Raportu o stanie Powiatu Grudziądzkiego;

7) zabezpieczenie mienia Starostwa;

8) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo – technicznym oraz konserwacją wyposażenia Starostwa;

9) załatwianie całokształtu spraw związanych z pieczęciami urzędowymi, nagłówkowymi i tablicami, gospodarowanie drukami i formularzami;

10) gospodarowanie taborem samochodowym;

11) wdrażanie postępu technicznego w pracy Starostwa;

12) system informacji wizualnej obiektu;

13) zabezpieczenie łączności telefonicznej, teleksowej i alarmowej;

14) prowadzenie Biura Obsługi Interesanta;

15) prowadzenie kancelarii ogólnej Starostwa w tym m.in.:

a) przyjmowanie korespondencji i przesyłek wpływających do Starostwa,

b) przyjmowanie korespondencji wpływającej elektronicznie (e-PUAP),

c) rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej,

d) przekazywanie korespondencji wpływającej do dekretacji,

e) przekazywanie korespondencji wewnętrznym komórkom organizacyjnym,

f) wysyłanie korespondencji i przesyłek,

g) przyjmowanie i nadawanie faxów, obsługa centrali telefonicznej.

2. W zakresie spraw kadrowych:

1) prowadzenie zbioru upoważnień do załatwienia spraw w imieniu Starosty;
2) prowadzenie zbioru porozumień spraw powierzonych innym jednostkom;
3) prowadzenie rejestrów zawartych umów;
4) inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy Starostwa;
5) prowadzenie kontroli działania wydziałów, jednostek organizacyjnych powiatu;
6) prowadzenie i przechowywanie dokumentacji dotyczącej zawieranych przez Starostę ponadzakładowych układów zbiorowych pracy;
7) prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych powoływanych przez Starostę;
8) prowadzenie spraw socjalnych pracowników;
9) koordynowanie szkoleń, dokształcanie i doskonalenie zawodowe pracowników;
10) współdziałanie z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie organizowania aktywnych form przeciwdziałania bezrobociu;
11) adaptacja zawodowa pracowników, służba przygotowawcza oraz zapewnienie przestrzegania przez pracowników Starostwa zadań wynikających z Kodeksu Etyki Pracownika Starostwa Powiatowego w Grudziądzu;
12) nadzór na procedurą dokonywania okresowych ocen pracowników na stanowiskach urzędniczych;
13) zabezpieczenie przestrzegania w Starostwie przepisów dotyczących porządku, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej;
14) prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (m.in. ewidencja czasu pracy, urlopy, oświadczenia majątkowe, delegacje, jubileusze, odznaczenia);
15) rozliczanie paliwa;
16) sporządzanie sprawozdań GUS i PFRON;
17) ewidencja druków ścisłego zarachowania;
18) prowadzenie spraw dotyczących zapewnienia obsługi administracyjnej pracowniczych planów kapitałowych;
19) współpraca z zakładem karnym w zakresie zatrudniania nieodpłatnie osadzonych;
20) realizacja zadań wynikających z zawartego porozumienia oraz aneksów dotyczących funkcjonowania Powiatowego Zespołu ds. Orzekania o Niepełnosprawności.

3. W zakresie spraw obywatelskich: 1) przygotowywanie pozwoleń na przeprowadzenie zbiórek publicznych na obszarze powiatu lub jego części obejmującej więcej niż jedną gminę;

2) załatwianie spraw związanych z organizowaniem imprez masowych;

3) organizowanie na terenie powiatu obchodów rocznic związanych z walkami o niepodległość i ofiarami wojny oraz okresu powojennego;

4) kierowanie do pracy inwalidów wojennych i wojskowych;

5) prowadzenie spraw związanych z wyrażaniem zgody na rozwiązanie przez zakład pracy stosunku pracy z inwalidą wojennym i wojskowym oraz kombatantem i inną osobą uprawnioną w okresie 2 lat przed osiągnięciem wieku uprawniającego do wcześniejszego przejścia na emeryturę;

6) prowadzenie zadań przynależnych staroście dotyczących repatriantów;

7) pomoc w załatwianiu spraw urzędowych dla osób niesłyszących.

4. W zakresie obsługi prawnej:

1) opracowywanie i uzgadnianie projektów aktów prawnych Rady, Zarządu i Starosty, opiniowanie ich pod względem redakcyjnym i prawnym;

2) udzielanie wyjaśnień i sporządzanie opinii prawnych dla potrzeb Rady, Zarządu, Starosty i Wydziałów;

3) udział w negocjowaniu warunków umów i porozumień zawieranych przez powiat, opiniowanie projektów tych umów i porozumień;

4) wykonywanie zastępstwa procesowego przed sądem w sprawach dotyczących działania Zarządu oraz powiatowych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej (w sprawach przekraczających zakres pełnomocnictw udzielonych tym jednostkom);

5) wykonywanie nadzoru prawnego nad egzekucją należności Starostwa oraz współdziałanie w podejmowaniu czynności w zakresie postępowania egzekucyjnego;

6) informowanie Zarządu, Starosty, Kierowników Wydziałów oraz Kierowników Referatów o zmianach w przepisach prawnych dotyczących działalności organów powiatu;
7) nadzór nad przestrzeganiem przepisów o zamówieniach publicznych;

8) prowadzenie rejestru działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa w Starostwie Powiatowym w Grudziądzu.

5. W zakresie informatyzacji Starostwa:

1) prowadzenie spraw związanych z administracją informatycznej sieci wewnętrznej Urzędu oraz elektronicznym obiegiem dokumentów;

2) administrowanie serwerami i siecią;

3) przeciwdziałanie dostępowi osób nieuprawnionych do systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe oraz podejmowanie odpowiednich działań w przypadku naruszeń w systemie zabezpieczeń;

4) wdrażanie nowych rozwiązań w zakresie systemów informatycznych i telekomunikacyjnych;

5) tworzenie, we współpracy z wydziałami oraz jednostkami zewnętrznymi, projektów opracowań w zakresie rozwiązań oraz koncepcji informatycznych i telekomunikacyjnych;

6) nadzór nad sprzętem komputerowym w Urzędzie oraz odpowiedzialność za jego prawidłowe funkcjonowanie;

7) dokonywanie bieżących przeglądów, napraw oraz usuwanie usterek sprzętu komputerowego;

8) wykonywanie przeglądów systemów operacyjnych;

9) dokonywanie instalacji i reinstalacji systemów operacyjnych oraz instalowanie programów komputerowych;

10) administracja i prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej oraz odpowiedzialność za jego prawidłowe funkcjonowanie;

11) zabezpieczanie dokumentacji dotyczącej licencji oprogramowania na każdym stanowisku;

12) prowadzenie strony internetowej Urzędu oraz jej rozbudowa i stała aktualizacja;

13) współpraca z wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi w kwestii bieżącego umieszczania serwisu informacyjnego;

14) analizowanie stanu i dokonywania zakupów niezbędnego sprzętu komputerowego do Urzędu;

15) prowadzenie spraw z zakresu e-Administracji (podpis elektroniczny, e-PUAP itp.);

16) prowadzenie podstawowych szkoleń pracowników Urzędu w zakresie informatyki;

17) okresowego sporządzania kopii bezpieczeństwa danych przechowywanych na serwerze;

18) wykonywanie obowiązków administratora systemu informatycznego (ASI);

19) wsparcie pracowników z zakresu teleinformatyki w bieżących problemach (awariach);

20) nadzór i administracja Systemem Informacji Przestrzennej;

21) obsługa systemu e-Sesja oraz transmisji on-line;

22) administrowanie systemem monitoringu

23) realizacja zadań z zakresu cyberbezpieczeństwa i ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa.

6. W zakresie rzeczy znalezionych:

1) odbieranie zawiadomień o znalezieniu rzeczy zagubionych, przechowywanie rzeczy znalezionych oraz poszukiwanie osób uprawnionych do ich odbioru;

2) zarządzanie sprzedaży rzeczy znalezionej ulegającej szybkiemu zepsuciu, związanej ze znacznymi kosztami przechowywania, powodującej znaczne obniżenie wartości przez przechowywanie;

3) wypłacanie znaleźnego znalazcy, jeżeli rzecz znaleziona stała się własnością Państwa;

4) prowadzenie ewidencji rzeczy znalezionych;

5) zawiadamianie w ciągu 7 dni Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków, że rzecz znaleziona przyjęta na przechowanie stanowi wartość naukową lub artystyczną.

7. W zakresie nieodpłatnej pomocy prawnej:

1) organizowanie obsługi nieodpłatnej pomocy prawnej.

8. W strukturze Wydziału funkcjonuje Biuro Rady i Zarządu zapewniające obsługę Rady i Zarządu.

Do podstawowych zadań Biura Rady i Zarządu należy:

1) W zakresie obsługi Rady i Zarządu:                

a) gromadzenie i przygotowanie materiałów niezbędnych dla pracy Rady, Komisji i Zarządu,

b) przygotowanie materiałów na posiedzenia Rady, Komisji i Zarządu,

c) protokołowanie obrad Rady, posiedzeń Komisji i Zarządu,

d) prowadzenie rejestru:

- uchwał Rady i Zarządu,

- wniosków i opinii Komisji,

- interpelacji i wniosków radnych,

e) przekazywanie do realizacji odpisów uchwał Rady, wniosków Komisji i interpelacji Radnych zainteresowanym kierownikom wydziałów oraz czuwanie nad terminowym ich załatwianiem,

f) przedkładanie organom nadzoru uchwał Rady,

g) udzielanie pomocy radnym w wypełnianiu obowiązków radnego,

h) przekazywanie materiałów do opublikowania w Dzienniku Urzędowym Województwa Kujawsko-Pomorskiego,

i) prowadzenie rejestru petycji,

j) przygotowywanie rocznej informacji o petycjach,

k) przekazywanie materiałów do obsługi systemu e-Sesja, a także podawanie do publicznej wiadomości imiennych wykazów głosowań radnych,

l) przygotowanie materiałów do sporządzenia raportu Zarządu o stanie Powiatu Grudziądzkiego,

ł) zamieszczanie informacji dotyczących działalności Rady i Zarządu na stronie internetowej powiatu oraz na oficjalnych kanałach/profilach społecznościowych;

2) W zakresie przewozu zwłok:

a) przygotowywanie zezwoleń na sprowadzanie zwłok, szczątków i prochów z innego państwa,

b) organizowanie na wniosek właściwego organu przewozu zwłok osób zmarłych lub zabitych w miejscach publicznych do najbliższego szpitala mającego prosektorium

drukuj (STAROSTWO POWIATOWE W GRUDZIĄDZU - Wydział Organizacyjny)